jeżeli zamieszczanie całej informacji dużą czcionką nie jest możliwe, można umieścić sam tytuł informacji (lub też meritum informacji) większą czcionką, a obok zamieścić komunikat, gdzie znajduje się cała treść informacji w powiększonym druku.

Na przestrzeni lat sposób komunikacji urzędów i różnego rodzaju instytucji z odbiorcami ich działań uległ zdecydowanej przemianie. Obecnie na szeroką skalę wykorzystywane są różnego rodzaju media i środki teleinformatyczne.  Strony internetowe, profile w mediach społecznościowych,  newslettery rozsyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonii komórkowej to już  standard,  który zdecydowane przyczynia się do poprawy komunikacji ze społeczeństwem.  Aby upowszechniane za pośrednictwem ww. środków informacje były dostępne dla jak najszerszej grupy odbiorców istnieje szereg zasad  i wytycznych – zarówno  dotyczących  wymogów jakie powinny spełniać strony internetowe ( WCAG 2.1), jak i samej treści komunikatów (np. stosowanie tekst łatwego do czytania).  Podstawowe wymagania regulują między innymi:

• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie KRI, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2012, pozycja 526),
• ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 848)

Jednak w przestrzeni publicznej istnieje jeszcze jeden, bardziej tradycyjny, sposób przekazywania informacji – tablice i gabloty informacyjne. Oczywiście, w dzisiejszych czasach, poszukując informacji zdecydowanie więcej osób skorzysta z komputera lub telefonu, ale przychodząc już do urzędu czy instytucji  dobrze przygotowane tablice informacyjne pozwolą nam zdobyć wiele przydatnych wskazówek jak sprawnie i  szybko załatwić naszą sprawę. Ponadto, w wielu przypadkach prawo  obliguje urzędy do umieszczania rożnego rodzaju drukowanych ogłoszeń  i obwieszczeń  w miejscach do tego wyznaczonych.

Praktyczne rozwiązania 

Niestety, praktyka pokazuje, że urzędowe tablice informacyjne zazwyczaj nie są przystosowane do zasad dostępności.   Dotyczy to zarówno formy samej tablicy/gabloty, jak i umieszczanej tam treści.  Poniżej znajduje się klika praktycznych porad, na co należy zwrócić uwagę, aby  taka komunikacja stała się przystępna dla wszystkich użytkowników:

• gablota/tablica informacyjna powinna być zlokalizowana w miejscu widocznym, łatwo dostępnym oraz na wysokości umożliwiającej odczytanie komunikatów  przez osoby poruszające się na wózku lub niskorosłe;
• montując gabloty posiadające szyby lub panele elektroniczne należy zwrócić uwagę czy światło dzienne oraz sztuczne nie odbija się od ich powłok, uniemożliwiając przeczytanie zamieszczonych informacji (zarówno z pozycji siedzącej, jak i stojącej);
• tworząc komunikaty na należy:
• stosować czcionkę bezszeryfową o prostym kroju, bez kursywy i ozdobników np. Calibri, Arial, przy czym cały tekst powinien być sporządzony z użyciem jednego typu pisma;
• unikać używania kursywy, tekstu cieniowanego, całych słów pisanych dużymi literami, podkreśleń, pisania kolorowym drukiem oraz stosowania wzornictwa lub grafiki, które mogą utrudniać przeczytanie i zrozumienie tekstu - kolor czcionki, tła i innych elementów komunikatu musi być odpowiedniego kontrastu;
• stosować powiększony rozmiar czcionki np. 16, co pozwoli osobom niedowidzącym na samodzielne odczytanie komunikatu, jeżeli zamieszczanie całej informacji dużą czcionką nie jest możliwe, można umieścić sam tytuł informacji (lub też meritum informacji) większą czcionką, a obok zamieścić komunikat,  gdzie znajduje się cała treść informacji w powiększonym druku ( np. na stronie w internetowej,  u pracownika wydziału),
• sprawdzać czy treść komunikatu jest napisana prostym i zrozumiałym dla wszystkich językiem (np. stosując narzędzie umieszczone na stronach logios.pl lub jasnopis.pl).

Dbałość o jakość 

Alternatywną metodą do przekazywania  informacji umieszczanych  w gablotach może być  zastosowanie elektronicznego urządzenia, które przeczyta  na głos wszystkie komunikaty. O takim rozwiązaniu warto pomyśleć przede wszystkim wtedy gdy planujemy zakup tablic multimedialnych czy innych różnego rodzaju wyświetlaczy elektronicznych.

Poza przystępną formą informacji należy zwrócić uwagę na przejrzystość gablot i tablic oraz na bieżąco dbać  aby znajdowały się w nich aktualne i najważniejsze informacje, najlepiej gdy są uporządkowane tematycznie. Nadmiar informacji oraz  chaotyczny sposób umieszczenia nie sprzyjają dobre komunikacji. Dobrą praktyką jest też wykorzystanie tablic i gablot do umieszczenia informacji o sposobie funkcjonowania danej instytucji, wykazu pracowników raz ze wskazaniem spraw, którymi się zajmują itp. Ułatwi to osobom odwiedzającym instytucję poruszanie się po niej. Taka dbałość pozytywnie świadczy o instytucji i jej nastawieniu do klienta.  

Dodatkowo, jeżeli instytucja posiada kilka miejsc umieszczania informacji - np. tablice informacyjne umieszczone w różnych wydziałach urzędu, warto stworzyć spójny dla całej jednostki regulamin umieszczania tych informacji i wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za weryfikację stosowania zasad dostępności. Dzięki systematycznym przeglądom tablic i gablot oraz wsparciu doradczym dostępna, przejrzysta komunikacja ma szansę stać się standardem.